صورتجلسه سندی است که همه تصمیمات مهم این رویداد را منعکس می کند. پیش نویس نادرست آن چه در معنا و چه در اجرا ممکن است باعث اعتراض شرکت کنندگان در جلسه شود. علاوه بر این، اگر صورتجلسه تولید حاوی اطلاعات تحریف شده باشد، خطر بالقوه اتخاذ تصمیمات مدیریتی نادرست وجود دارد. مجموعه ای از توصیه های ساده به شما کمک می کند آن را به درستی ترتیب دهید.
متن این سند معمولاً شامل دو بخش است: مقدماتی و اصلی. صورتجلسه جلسه (نیمه اول آن) شامل شرحی از پارامترهای اصلی رویداد است: موقعیت ها، نام کامل. اعضا، رئیس و دبیر. زمانی که یکی از حاضرین دارای وضعیت خاصی باشد (دعوت شده، کارشناس، ناظر و …) این موضوع در سند نیز قید می شود. اگر افراد زیادی در جلسه حضور داشتند، صورتجلسه ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد آنها باشدیک برگه جداگانه که پیوست جدایی ناپذیر سند است. بخش مقدماتی با دستور جلسه به پایان می رسد که شامل فهرستی از موضوعات مورد بررسی است. مطلوب است که آنها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید، اما ممکن است عوامل دیگری وجود داشته باشد که بر جایگاه در لیست سؤالات تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، ساختار دستور کار ممکن است به رابطه منطقی بخشی از موضوعات آن یا استخدام افراد شرکت کننده در رویداد بستگی داشته باشد. خود سند روی سربرگ سازمان (بخش آن) تنظیم شده است، باید در زمان برگزاری جلسه مشخص شود.
صورتجلسه در قسمت اصلی باید با قسمت مقدماتی مطابقت داشته باشد. به ویژه موارد آن باید به همان ترتیبی باشد که در دستور کار است. الگوریتم ساخت متنی که اطلاعات مربوط به هر یک از موارد دستور کار را ثبت می کند به شرح زیر است: «شنود»، «گفتار»، «تصمیم گرفت». قانون اصلی هنگام نوشتن این بخش از پروتکل این است که نباید به نوعی رونوشت تبدیل شود.
به ویژه، زیر پاراگراف "گوش شد" توضیح می دهد که چه کسی سخنران اصلی این موضوع بود، چه چیزی در پایان سخنرانی خود پیشنهاد کرد. به گفته سخنرانان، همچنین مشخص شده است که چه کسی چه چیزی را مطرح کرده است. این تصمیم موضع نهایی اکثریت شرکت کنندگان جلسه را تعیین می کند. اگر با رای گیری به تصویب رسید، مشخص می شود که چند نفر موافق، چند نفر مخالف و همچنین تعداد ممتنع ها. بسته به اهمیت موضوعات مورد بحث، نام کامل ممکن است ذکر شود. افرادی که این یا آن موقعیت را گرفته اند.
صورتجلسه توسط منشی تنظیم می شود و خود سند به امضای مجری و رئیس جلسه می رسد. منبع اطلاعات برای گردآوری آن پیش نویس های دست نویس، ضبط های انجام شده با استفاده از ضبط صدا، رونوشت ها است. در صورتی که حل و فصل مسائل مشخص شده در جلسه مستلزم اختیار مقام بالاتری باشد که در جلسه شرکت نکرده است، تصویب تصمیمات این رئیس نیز قابل ارائه است. یک پروتکل امضا شده و ثبت شده می تواند به عنوان یک سند واحد یا به عنوان عصاره برای مقاماتی که تنها تحت پوشش بخشی از سوالات هستند ارسال شود.
