آیا پروتکل یک سند رسمی است؟

2024 نویسنده: Henry Conors | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-02-12 06:33

کلمه پروتکل بر لبان همه است. کارمندان ادارات به طور مرتب آن را در جلسات می شنوند، افسران پلیس در فعالیت های حرفه ای خود از آن استفاده می کنند و سران کشورها و دیپلمات ها مجبور می شوند به قوانین دیکته شده توسط او پایبند باشند. پروتکل چیست؟ ما در زیر متوجه خواهیم شد.

معنای پروتکل

مانند بسیاری از اصطلاحات دیگر، این کلمه دارای چندین معانی است. این همه به حوزه فعالیتی بستگی دارد که در آن مفهوم مورد نظر اعمال می شود. بنابراین، بیایید به رایج‌ترین موقعیت‌هایی که معمولاً در مورد پروتکل صحبت می‌شود، نگاه کنیم.

وقتی صحبت از محیط کسب و کار می شود، پروتکل سندی است که رویدادی را که در حال وقوع است (جلسه، جلسه، هیئت مدیره و غیره) توصیف می کند.

قبلاً در مورد پلیس که اغلب سندی مشابه تهیه می کند، در بالا ذکر کردیم. در این صورت، احراز واقعیت جرم یا جرم، ضمنی است.

در قالب بین المللی، پروتکل مجموعه ای از قوانین است که باید در دیدارهای رسمی بین مقامات دولتی و همچنین شخصیت های دیپلماتیک رعایت شود. مثلاً پروتکل جلسات سران وجود داردایالت ها یا در حال دیدار از رئیس جمهور.

اما، در این مقاله به مفهوم پروتکل های تجاری می پردازیم.

دقایق جلسه

جلسات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از همه فرآیندهای یک محیط تجاری هستند. آنها می توانند به طور رسمی با در نظر گرفتن زمان تعیین شده و فقط در دفتر برگزار شوند. قرارهای تجاری غیررسمی نیز بسیار محبوب هستند. در مورد دوم، می توانید بدون تایید پروتکل مکالمه انجام دهید. اگر جلسه رسمی است، پس باید به صورت کتبی مطابق با تمام قوانین باشد.

صورتجلسه توسط منشی یا شخص دیگری با چنین اختیاراتی نگهداری می شود. برای اینکه با جریان گفتگو همراه باشید، سعی کنید فهرست تقریبی از موضوعاتی را که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد، بیابید. داشتن یک ضبط کننده صدا نیز مفید خواهد بود تا جزئیات را از دست ندهید، زیرا پروتکل شرح بسیار مفصلی از یک رویداد تجاری است.

اسامی حاضران و غایبان قید شود. برای خودتان، می توانید در مورد مکان همه افرادی که به جلسه آمده اند یادداشت برداری کنید تا نویسنده بودن برخی کلمات را بدون خطا نشان دهید.

در ابتدای هر جلسه ترتیب بررسی سؤالات مشخص می شود، حتماً آن را کلمه به کلمه یادداشت کنید.

اگر در جلسه رای داده شد، نتایج آن را مشخص کنید (چند نفر رای موافق و چند نفر مخالف). در مواردی که تعداد کمی از حاضران در جلسه حضور داشتند، شما این فرصت را دارید که نام و نام خانوادگی تمامی کسانی که رای داده اند را نیز علامت گذاری کنید.

درنگ نکنیدپر کردن پروتکل روی پشتیبان، زیرا در این مدت می توانید جزئیات جلسه را فراموش کنید.

دقایق مذاکرات

مذاکرات با یک جلسه تجاری معمولی تفاوت دارند زیرا معمولاً یک یا چند موضوع را مورد بحث قرار می دهند که نقش مهمی برای هر دو طرف دارد. در این مورد، پروتکل فرصتی برای ثبت تمام نکات ظریف گفتگو و الزامات طرفین است. همیشه موضوع مورد بررسی بلافاصله پس از اولین مذاکره حل نمی شود، بنابراین مدیران یا سایر کارمندان به زمان و اطلاعات کامل در مورد جلسه نیاز دارند.

پروتکل مذاکرات بر اساس همان اصل هر سند تجاری تنظیم می شود.

لازم است تاریخ رویداد شرح داده شده، شماره سند و نسخه کامل عنوان ذکر شود. پس از آن مقدمه ای ارائه می شود که لزوماً فهرست حاضران و موضوعات اصلی مورد بحث را نشان می دهد.

در بخش اصلی، اطلاعات معمولاً به سه بخش تقسیم می شوند: "شنیده شده"، "گفتار"، "تصمیم گرفته شده". در نسخه کامل پروتکل، کلمات همه سخنرانان به صورت کلمه به کلمه نقل می شود، در برخی موارد نیز عصاره ای از پروتکل صادر می شود که قسمت خاصی از آن را کپی می کند.