رجیستری یک لیست یا فهرست است. به تعبیر دیگر این کلمه به معنای کتابی برای ثبت اسناد و اموال و سایر امور است.
در طول کار هر شرکت، اسنادی ایجاد می شود که ماهیت فعالیت های آن را منعکس می کند. تعداد این گونه مقالات به طور مداوم در حال افزایش است. ذخیره و از بین بردن این گونه سوابق تابع مقرراتی است که توسط آژانس های فدرال تعیین شده است.
برای اینکه شرکت خانه ای با اوراق نداشته باشد، نیاز به ثبت است. تعداد زیادی از اسناد باید ساختارمند و سیستماتیک شوند. رجیستری سیستمی است که کار با اوراق را بسیار آسان می کند و به شما امکان می دهد در کوتاه ترین زمان ممکن آنها را پیدا کنید.
بایگانی و ذخیره اسناد یک کار سخت است. اما هر شرکت بزرگ باید چنین سیستمی را پیاده سازی کند. مقادیر زیادی از کاغذ و اطلاعات دیجیتال در ثبت اسناد وارد می شود.
متخصصان با هر داده کار می کنند:
- امور اعتباری و بیمه؛
- قراردادهای کمیسیون؛
- ارسال بارنامه؛
- اسناد حسابداری و پرسنلی و غیره.
ثبت کار شامل:
- فهرست توسط متخصصان درفهرست مطالب هر مورد از فهرست اسنادی که بخشی از آن است.
- وارد کردن این لیست در رجیستری الکترونیکی.
- تنظیم دوره های نگهداری برای هر نوع سند یا گروه آن.
- اگر پرونده در بایگانی ذخیره می شود، شماره جعبه ای که در آن قرار دارد در ثبت نشان داده می شود.
هنگام توسعه یک کار فنی جدید برای پروژه پیشنهادی، مقدار اطلاعاتی که در موجودی وارد می شود تعیین می شود.
ثبت فهرستی از اطلاعاتی است که در یک مجله یا رسانه های الکترونیکی وارد می شود. هر گروه از اسناد فهرست مختصر خود را دارد. فهرست بندی نمونه:
- فایل های شخصی برای بخش پرسنل؛
- اسناد حسابداری شرکت؛
- قراردادهای منعقد شده سازمان؛
- بیمه نامه؛
- قراردادهای وام؛
- مستندات فنی برای سازمان های طراحی معماری؛
- نشریات دوره ای؛
- کاتالوگ تمام اسناد شرکت با موجودی یا ثبت نام.
تجمیع ثبت در شرکت می تواند زمان یافتن سند و منابع را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. در شرکت های بزرگ، نمی توان بدون موجودی دقیق و گروه بندی تمام اسناد و مدارک انجام داد. اما شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند چنین سیستم حسابداری را پیاده‌سازی کنند.
سازمانی که به تجارت خرده فروشی مشغول است، کالاها را نه تنها به قیمت تولیدکننده، بلکه با قیمت فروش نیز در نظر می گیرد. شرکت بازرگانی تصمیم می گیرد که حسابداری کالا به چه قیمتی انجام شود. تشکیل قیمتفروش باید مستند باشد در خرده فروشی برای هر محصول یک رجیستر تدوین می شود. این امر امکان نگهداری سوابق برای هر واحد تولید، بر اساس قیمت خرید و فروش را فراهم می کند.
هیچ نمونه واحدی وجود ندارد که طبق آن کالاها نگهداری شوند. سازمان تجارت به طور مستقل فرم سند "ثبت قیمت" را تهیه می کند که حاوی اطلاعات کامل در مورد محصول و جزئیات آن است. چنین کاغذی روزانه برای همه کالاهای ورودی جمع آوری می شود. رئیس شرکت قیمت خرده فروشی را تایید می کند.
