تصویری: مدیریت اسناد یک پیوند مهم در کار اداری است
2024 نویسنده: Henry Conors | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-02-12 06:40
گردش کار به عنوان قوانینی در نظر گرفته می شود که توسط آنها راه حل های امضا شده در یک شرکت یا مؤسسه از لحظه دریافت تا ذخیره سازی بایگانی تبلیغ می شوند. اساس این مفهوم، دریافت سند، رسیدگی به آن، انتقال به دستگاه های اجرایی، اقدامات سازمانی برای اجرا، تصدیق، اجرا، نگهداری است.
این فرآیندی است که موارد حرکت سند را به همراه سرعت حرکت آن از طریق این نمونه ها در نظر می گیرد. جریان اسناد فرآیندی است که باید با فعالیت های اطلاعاتی دستگاه اداری، با مستندسازی هر تصمیم فردی، ذخیره اسناد دریافتی جدید مرتبط باشد.
تعداد زیادی از کاستی ها در فعالیت های بسیاری از دستگاه های اداری دقیقاً با سازماندهی ضعیف حرکت اسناد مرتبط است. به عنوان مثال، روند گردش یک سند تصمیم مدیریت باید شامل سه جزء الزامی باشد:
- پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری (این شامل اطلاعات قابل اعتماد است،تأیید صحت تصمیم)؛
- مستند کردن خود تصمیم (سند تنظیمی)؛
- کنترل بر اجرا (که شامل سازماندهی کار پیشنهادی، روش های تکمیل کار، رعایت شرایط و مهلت ها می شود).
همانطور که از مثال بالا مشاهده می شود، گردش کار مجموعه اطلاعاتی است که بر اساس آن تصمیم اداری صادر می شود. آماده سازی خود تصمیم، از جمله ویرایش، هماهنگی، تهیه پیش نویس تا تصویب. تمام مراحل فوق مستلزم حرکت سند نه تنها بین بخشهای ساختاری شرکت، بلکه بین مجریان، از تکنسینها، متخصصان تا مدیران است. نتیجه گیری از این مثال به شرح زیر است: هر چه سرعت حرکت سند بالاتر باشد، کیفیت اجرای آن در هر مرحله خاص بالاتر باشد، روند مدیریت شرکت به طور کلی بهتر خواهد بود.
خود این اصطلاح از اوایل دهه 1920 در ادبیات ظاهر شد. سپس اعتقاد بر این بود که گردش کار سازماندهی کار با هدف ساخت منطقی دستگاه دولتی به عنوان یک کل، توزیع مسئولیت ها بین مجریان و خدمات مختلف است. در سال 1931، موسسه فناوری مدیریت اولین تلاش را برای تنظیم اصول یکسان سازماندهی کار اداری انجام داد. ضوابطی وضع شد که بر اساس آن پذیرش و تحویل اسناد، ضوابط اجرا و تنظیم امضاء باید انجام شود. مراحل بعدی توسعه اقتصادی مقررات قانونی چنین مفهومی را دریافت کردکار اداری، که در آن تأکید اصلی بر عملیات فنی فردی بود. برنامه مدیریت اسناد توسط این قوانین قانونی ذکر نشده است، اگرچه در واقع همه چیز به سازماندهی حرکت اسناد مربوط می شود. از سال 1974، سند اصلی امضا شد که کل فرآیند مدیریت اسناد را تنظیم می کند، که هنوز در حال اجرا است.
این قانون "سیستم مدیریت سوابق دولتی واحد" (USSD) نامیده می شود که پاراگراف های آن به سازماندهی جابجایی اسناد، روش های فن آوری پردازش آنها و قوانین اعمال آنها اختصاص دارد. این مجموعه قانون اساسی را تدوین میکند: «جریان سند، حرکت عملیاتی یک سند در کوتاهترین مسیر، شامل حداقل زمان و هزینههای نیروی کار است». تنها با اعمال قانون مصوب در عمل می توان روی بهبود زندگی جمعیت کشور، رشد اقتصاد ایالت حساب کرد.
برای دستیابی به این اهداف، به رهبران باهوش، منضبط و مسئولیت پذیر نیاز است، که معرفی گردش کار بر اساس USSD برای آنها یک امر شرافت و وجدان خواهد بود.
توصیه شده:
کار زنان: مفهوم، تعریف، شرایط کار، قانون کار و نظر زنان
کار زنان چیست؟ امروزه تفاوت کار زنانه و مردانه بسیار مبهم است. دختران می توانند با موفقیت وظایف رهبران را انجام دهند، با مشاغل سنتی زنانه کنار بیایند و بسیاری از موقعیت های مسئول را اشغال کنند. آیا مشاغلی وجود دارد که یک زن نتواند توانایی های خود را در آن به کار گیرد؟ بیایید آن را بفهمیم
روشهای مدیریت MKD. حقوق و تعهدات بدنه مدیریت MKD
الان یک ماه است که در ورودی روشن نشده است. لکه ای از رنگ روی فرود وجود دارد. از ناودان زباله به طرز نفرت انگیزی پوسیدگی را می کشد. مسئولیت نگهداری ساختمان آپارتمان بر عهده کیست؟ آیا در صورت عدم رضایت از کیفیت نظافت یا تعمیرات فعلی امکان تغییر وضعیت وجود دارد؟
رجیستری به ترتیب در اسناد است
در هر سازمانی، تمام فعالیتها در اسناد نمایش داده میشوند که نیاز به نظم دارد. برای این منظور از سیستم رجیستری استفاده می شود. این به شما امکان می دهد آشفتگی را در پرونده ها سازماندهی کنید و اسناد را بر اساس جهت گروه بندی کنید
اسناد BTI: توضیح است
در لاتین، "تبیین" "تفسیر"، "تبیین" است. این کلمه به طور گسترده در زمینه های مختلف فعالیت استفاده می شود: کارگردانی، نقشه کشی، معماری، تجارت موزه. در معماری، توضیح نوعی ماده مرجع در مورد سازماندهی فضا است که باید در مستندات پروژه وجود داشته باشد. اساساً این جدولی است که روی نقاشی قرار می گیرد
CFO. حل مشکلات مدیریت مالی در کسب و کار
اگر می خواهید یک مدیر مالی یا تحلیلگر خوب باشید - یکی باشید! تمام کامل ترین، ضروری ترین و به روزترین اطلاعات لازم برای مدیریت سازمانی اکنون در یک مکان جمع آوری شده است