گردش کار به عنوان قوانینی در نظر گرفته می شود که توسط آنها راه حل های امضا شده در یک شرکت یا مؤسسه از لحظه دریافت تا ذخیره سازی بایگانی تبلیغ می شوند. اساس این مفهوم، دریافت سند، رسیدگی به آن، انتقال به دستگاه های اجرایی، اقدامات سازمانی برای اجرا، تصدیق، اجرا، نگهداری است.
این فرآیندی است که موارد حرکت سند را به همراه سرعت حرکت آن از طریق این نمونه ها در نظر می گیرد. جریان اسناد فرآیندی است که باید با فعالیت های اطلاعاتی دستگاه اداری، با مستندسازی هر تصمیم فردی، ذخیره اسناد دریافتی جدید مرتبط باشد.
تعداد زیادی از کاستی ها در فعالیت های بسیاری از دستگاه های اداری دقیقاً با سازماندهی ضعیف حرکت اسناد مرتبط است. به عنوان مثال، روند گردش یک سند تصمیم مدیریت باید شامل سه جزء الزامی باشد:
- پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری (این شامل اطلاعات قابل اعتماد است،تأیید صحت تصمیم)؛
- مستند کردن خود تصمیم (سند تنظیمی)؛
- کنترل بر اجرا (که شامل سازماندهی کار پیشنهادی، روش های تکمیل کار، رعایت شرایط و مهلت ها می شود).
همانطور که از مثال بالا مشاهده می شود، گردش کار مجموعه اطلاعاتی است که بر اساس آن تصمیم اداری صادر می شود. آماده سازی خود تصمیم، از جمله ویرایش، هماهنگی، تهیه پیش نویس تا تصویب. تمام مراحل فوق مستلزم حرکت سند نه تنها بین بخش‌های ساختاری شرکت، بلکه بین مجریان، از تکنسین‌ها، متخصصان تا مدیران است. نتیجه گیری از این مثال به شرح زیر است: هر چه سرعت حرکت سند بالاتر باشد، کیفیت اجرای آن در هر مرحله خاص بالاتر باشد، روند مدیریت شرکت به طور کلی بهتر خواهد بود.
خود این اصطلاح از اوایل دهه 1920 در ادبیات ظاهر شد. سپس اعتقاد بر این بود که گردش کار سازماندهی کار با هدف ساخت منطقی دستگاه دولتی به عنوان یک کل، توزیع مسئولیت ها بین مجریان و خدمات مختلف است. در سال 1931، موسسه فناوری مدیریت اولین تلاش را برای تنظیم اصول یکسان سازماندهی کار اداری انجام داد. ضوابطی وضع شد که بر اساس آن پذیرش و تحویل اسناد، ضوابط اجرا و تنظیم امضاء باید انجام شود. مراحل بعدی توسعه اقتصادی مقررات قانونی چنین مفهومی را دریافت کردکار اداری، که در آن تأکید اصلی بر عملیات فنی فردی بود. برنامه مدیریت اسناد توسط این قوانین قانونی ذکر نشده است، اگرچه در واقع همه چیز به سازماندهی حرکت اسناد مربوط می شود. از سال 1974، سند اصلی امضا شد که کل فرآیند مدیریت اسناد را تنظیم می کند، که هنوز در حال اجرا است.
این قانون "سیستم مدیریت سوابق دولتی واحد" (USSD) نامیده می شود که پاراگراف های آن به سازماندهی جابجایی اسناد، روش های فن آوری پردازش آنها و قوانین اعمال آنها اختصاص دارد. این مجموعه قانون اساسی را تدوین می‌کند: «جریان سند، حرکت عملیاتی یک سند در کوتاه‌ترین مسیر، شامل حداقل زمان و هزینه‌های نیروی کار است». تنها با اعمال قانون مصوب در عمل می توان روی بهبود زندگی جمعیت کشور، رشد اقتصاد ایالت حساب کرد.
برای دستیابی به این اهداف، به رهبران باهوش، منضبط و مسئولیت پذیر نیاز است، که معرفی گردش کار بر اساس USSD برای آنها یک امر شرافت و وجدان خواهد بود.
