هنجارها و قوانین اساسی آداب تجارت برای یک کارمند اداری و کارمند دولتی

2024 نویسنده: Henry Conors | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-02-12 06:30

وقتی کار را شروع می کنید، به زودی متوجه خواهید شد که توانایی پیروی از قوانین اساسی آداب تجارت به موفقیت حرفه ای در هر زمینه ای کمک می کند و به اندازه ویژگی های تجاری ارزش دارد. این به شما کمک می کند تا به راحتی در هر تیمی قرار بگیرید و به سرعت نزد همکاران و مدیریت اعتبار پیدا کنید، به خصوص اگر بتوانید به سرعت تفاوت بین آداب تجاری و سکولار را تشخیص دهید و یاد بگیرید که خط رفتاری مناسب را انتخاب کنید.

آداب پایه کسب و کار

اخلاق خوب در یک اداره یا اداره دولتی تا حدودی با آنچه در خارج از آن شایسته (عادی) تلقی می شود متفاوت است.

• اگر رهبر مرد است، زنان نباید انتظار داشته باشند که هنگام ورود به دفتر از جایش بلند شود. اگرچه در بین رؤسا مردان خوش تربیتی وجود دارند که این عادت را در حد یک رفلکس دارند و همیشه با ورود خانمی به اتاق بلند می شوند، اما این یک استثناست. و بگذارید خوب باشد، اما هنوز لحن سکولار در محل کار نامناسب است. در دفتر،در یک سازمان دولتی، رئیس مرد ابتدا از در عبور می کند و وقتی شما در سفر کاری هستید، اول سوار ماشین می شود.
• کلمات "متشکرم" و "لطفا" در یک محیط کاری حتی از "زندگی اجتماعی" مطلوب تر است. از همکاران خود برای هر خدمت، حتی بی اهمیت ترین خدمات تشکر کنید، و هنگام درخواست یا ارسال دستوری از مافوق خود به یکی از کارمندان، کلمه جادویی را فراموش نکنید.
• همیشه وقتی به همکاران سلام می کنید لبخند بزنید و با لبخند به آنها پاسخ دهید.
• با مردم با لحنی آرام و دوستانه صحبت کنید و بدون توجه به جنسیت آنها علائم توجه را به آنها نشان دهید.
• اگر مردی که جلوتر از شما به سمت در می رود، مدارک زیادی دارد، از او سبقت بگیرید تا در را باز کنید و اجازه دهید عبور کند. کمک در دفتر همیشه باید کسی باشد که برای او راحت تر و راحت تر است، با این حال، در روابط رسمی یک سلسله مراتب واضح وجود دارد که باید آن را احساس و حفظ کنید. این بدان معنا نیست که شما باید در مقابل مافوق خود خجالتی باشید یا به هر کلمه توجه بیشتری نشان دهید، نه، بلکه باید به او احترام بگذارید.

قوانین پذیرفته شده آداب کسب و کار نه تنها در صنایع مختلف، بلکه در شرکت های فردی نیز می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. با این حال، قوانینی وجود دارد که هم کارکنان ادارات و هم کارمندان دولت باید از آنها پیروی کنند. از آن جمله می توان به رعایت وقت شناسی، رعایت تصویر شرکت در پوشاک، توانایی حفظ اسرار و توانایی ترک مشکلات شخصی خارج از محل کار اشاره کرد. بیایید در مورد هر یک از این قوانین با جزئیات بیشتری صحبت کنیم.

نیاز به انجام همه کارها به موقع

قوانین آداب تجارت در یک اداره، سازمان دولتی ایجاب می کند که همیشه سر وقت سر کار بیایید، همه وظایف را به موقع انجام دهید. تأخیر، تأخیر در کاری که باید دقیقاً در زمان موعود تحویل داده شود غیرقابل قبول است.

هرگز یک جلسه کاری را از دست ندهید، زودتر به آنها مراجعه کنید تا اعتبار شرکت و نه فقط اعتبار خودتان را به خطر نیندازید. اگر لازم است دیر بیایید، از قبل در مورد آن هشدار دهید، مقامات باید از جایی که هستید آگاه باشند. به یاد داشته باشید که رعایت دقت و وقت شناسی در همه امور از قوانین ضروری آداب تجارت برای یک کارمند دولتی و کارمند اداری و همچنین مظهر احترام به دیگران است که برای هر فرد تحصیلکرده ای طبیعی است.

چگونه برای اداره یا خدمات دولتی لباس مناسب بپوشیم

کد لباس کسب و کار معمولی باید رعایت شود.

• ظاهر یک کارمند باید با تصویر شرکت مطابقت داشته باشد و احساس خوشایندی ایجاد کند و زمانی که در یک سازمان دولتی کار می کنید، این مهمتر است.
• زنان موظفند دامن و لباس هایی بپوشند که بلندتر از زانو نباشد، کت و شلوارهای دوخت مجاز است. پوشیدن لباس هایی با رنگ های روشن و پر زرق و برق با پولک، بدلیجات و لباس های تنگ برای کار در دفتر غیرقابل قبول است.
• مردان باید به لباس های تجاری پایبند باشند، کت و شلوار، شلوار، پیراهن با یا بدون کراوات بپوشند. شلوار جین و ژاکت بهتر است از کمد لباس حذف شوند.
• می توانید سر کار بپوشیدجواهرات ساده ای که با لباس و همچنین سایر جزئیات لباس مطابقت دارد.

خط مشی رازداری

باید بتوانید اسرار شرکت، هر معامله ای را بدون گسترش این موضوع با همکاران یا عزیزانتان حفظ کنید. نامه های در نظر گرفته شده برای افراد دیگر را نخوانید، همه پیام ها را شخصا و بدون واسطه و افراد غیرمجاز ارسال کنید. در صورت نیاز به ارسال فکس، از قبل با مخاطب تماس بگیرید تا بتواند شخصاً سند یا نامه را دریافت کند. زندگی شخصی خود را با کار مخلوط نکنید، در مورد مشکلات زندگی صحبت نکنید، به دنبال آرامش باشید یا از همکاران کمک نخواهید. در مطب، حفظ خونسردی و خلق و خوی خوب، صرف نظر از خلق و خوی بد، مهم است. این قوانین آداب تجارت برای یک مقام دولتی و کارمند اداری باید به شدت رعایت شود.

شما و رئیستان

قوانین آداب معاشرت برای زیردستان به معنای جذابیت دور و غیرآشنا برای یک مدیر است. حتی اگر رئیس (رئیس) یک دختر یا یک مرد جوان فقط کمی بزرگتر از شما باشد، ارزش گفتن "شما" را دارد. اگر در دفتر مدیر هستید و شریک تجاری یا رئیس دیگری وارد می‌شود، چه بمانید یا بروید، او باید تصمیم بگیرد که آیا از شما می‌خواهد آنجا را ترک کنید، دلیلی وجود ندارد که احساس بی‌اهمیت کنید. اگر رئیستان در حضور غریبه‌ها به شما توهین کرد، به شما پاسخ ندهید. اگر ناراحت هستید، از دفتر بیرون نپرید، سعی کنید با آرامش بیرون بروید و مکانی خلوت پیدا کنید که بتوانید آرام شوید. نهدر مورد آنچه اتفاق افتاده با همکاران بحث کنید. می‌توانید در ساعات تعطیل با مدیر، با آرامش به خواسته‌های او گوش دهید و شکایات خود را بیان کنید. هرچه رئیس بالاتر باشد، نقش شما دشوارتر است و در برخی شرایط مهم است که قوانین آداب تجارت را به خاطر بسپارید. اگر لازم است فرد محترمی در راهروی یک موسسه اسکورت شود، باید درها را باز کنید تا مهمان مهم از آن عبور کند، و سپس در کنار او حرکت کنید و تنها یک ربع از آن عقب باشید. اگر راهرو منحرف شد، باید جهت را با یک حرکت برازنده نشان دهید. اگر راهرو پیچید، می‌توانید بگویید "بگذار راه بروم" و سپس با جسارت پیش برو.

چند کلمه در مورد بد اخلاقی

هنجارها و قوانینی در آداب تجارت وجود دارد که برای همه کارمندان مبهم است: نامه های دیگران را نخوانید، با خویشتن داری و ادب صحبت کنید، با همکاران دوستانه رفتار کنید و از مافوق فاصله بگیرید. اما گاهی اوقات در محل کار، استثنایی از این قوانین ایجاد می شود، به عنوان مثال، زمانی که باید سندی را در میز کارمند دیگری که آنجا نیست پیدا کنید. رفتار عمومی در خدمت و اداره باید با وقار و با اخلاق بی عیب و نقص باشد. شما دائماً نیاز دارید که رفتار خود، نحوه راه رفتن، برقراری ارتباط، نشستن خود را کنترل کنید. به یاد داشته باشید که دست زدن به بینی، گوش ها، موها یا سایر قسمت های بدن در ملاء عام ناپسند است.

کارهایی که هرگز نباید در محل کار انجام شود:

• جویدن، دندان هایتان را بچینید.
• جویدن قلم، مداد، کاغذ یا ناخن.
• آرایش صحیح، مانیکور، رنگ کردن لب ها در محل کار - اینها قوانین اساسی هستندآداب تجارت برای یک منشی.
• خمیازه بدون پوشاندن دهان.
• پاهایتان را روی میز بگذارید، پاهایتان را روی هم بزنید

مورد نیاز روزانه:

• لباس، مو، بدن را تمیز نگه دارید، از دئودورانت استفاده کنید، اما از عطر استفاده نکنید.
• یک دستمال تمیز به همراه داشته باشید.
• مراقب سلامت دندان های خود باشید.

این قوانین و آرزوها هنجارهای ضروری آداب معاشرت هستند، آنها به شما این امکان را می دهند که نه تنها به یک کارمند خوب و با ارزش تبدیل شوید، بلکه به فردی خوشایند نیز تبدیل شوید که می خواهید با او معامله کنید. ظاهر بهترین راه برای نشان دادن احترام به دیگران است.

قوانین خوش اخلاقی در برخورد با همکاران

وقتی برای اولین بار در دفتر شروع به کار می کنید و با همکاران خود آشنا می شوید، شروع به ایجاد روابطی می کنید که جو تیم و نتایج کار مشترک را تعیین می کند. چگونه برای جلب نظر آنها رفتار کنیم؟ با همه دوستانه باشید، اما سعی نکنید فوراً به یک نفر نزدیک شوید، به خودتان زمان بدهید تا دیگران را بهتر بشناسید. با خیال راحت از کارمندان در مورد شغل بپرسید، اما در ابتدا با آنها صحبت شخصی نکنید. اگر از روز اول نتوانستید به تیم ملحق شوید نگران نباشید، هیچ ایرادی ندارد. همیشه از همکاران برای کمک آنها تشکر کنید و به خاطر داشته باشید که از قوانین آداب ارتباط تجاری فراتر نروید.

برای مثال:

• با صحبت های خود همکاران خود را آزار ندهید و در گفتگوهای دیگران دخالت نکنید؛
• غیبت نکنید و به شایعات گوش ندهید، حرف دیگران را استراق سمع نکنیدتماس های تلفنی؛
• درباره مسائل مربوط به سلامتی و عملکرد بدن با همکاران بحث نکنید؛
• سعی نکنید نظر شخصی خود را در هر مناسبتی بیان یا تحمیل کنید؛
• کسی را در حضور غریبه ها سرزنش نکنید، حتی اگر سه بار حق با شماست، ناگهان عصبانی شد - فورا عذرخواهی کنید؛
• تظاهر نکنید که بیش از دیگران مشغول هستید، گاهی اوقات می توانید مؤدبانه از همکاران خود بخواهید سر و صدا نکنند، اما این کار را مؤدبانه و بدون تماس انجام دهید؛
• خودخواه نباشید، در غیرت رسمی خود، سعی کنید به همکاران خود آسیبی وارد نکنید تا امتیازی کسب کنید یا از مافوق خود لذت ببرید.

و قانون اصلی آداب معاشرت، هم برای یک کارمند اداری و هم برای یک کارمند دولتی، این است: "شما باید در برخورد با همکاران و مدیریت مودب، درایت، مودب و بردبار باشید و هرگز احساسات خود را مطرح نکنید."

آداب تلفنی برای منشی

اولین برداشت از یک شرکت اغلب از طریق تلفن ایجاد می شود، و از بین بردن اولین برداشت بد دشوار است. اغلب اوقات، هنگام تماس با یک شرکت تجاری، می توانید با پاسخی روبرو شوید که ربطی به آداب تجارت یا قوانین ساده ادب ندارد. برخی از کارمندان طوری به تلفن دفتر پاسخ می دهند که گویی در حال انجام لطف هستند، برخی دیگر نام بردن از شرکت یا بخش را ضروری نمی دانند. و همه می‌دانند که چقدر لذت‌بخش است که بعد از آن با افراد خوش اخلاقی که سریع، مهربانانه پاسخ می‌دهند و تمایل خود را برای کمک کردن، تلفنی صحبت می‌کنند.

معمولاً منشی به تماس های تلفنی پاسخ می دهد، اما نه تنها او، بلکه همه کارمندان باید قوانین اساسی آداب ارتباط تجاری را بدانند که رعایت آنها هنگام برقراری ارتباط تلفنی مهم است.

• مردم را منتظر پاسخ نگذارید، فوراً تلفن را بردارید و پاسخ دهید. اگر نمی توانید صحبت کنید، بخواهید تماس بگیرید، تماس گیرنده را منتظر نگذارید. و وصل کردن موسیقی به خط برای پر کردن شکاف، رفتار بدی است.
• بلافاصله پس از برداشتن تلفن، سلام کنید، شرکت خود را نام ببرید و خود را معرفی کنید. اگر در یک موسسه بزرگ کار می کنید، باید یک بخش خاص را نام ببرید تا به تماس گیرنده کمک کند راه خود را پیدا کند.
• وقتی تلفن برای شخص دیگری درخواست شد، پیامی را برای او بپذیرید یا پیشنهاد دهید که بعداً تماس بگیرید.
• در طول مکالمه، کنترل خود را حفظ کنید و حتی با کم هوش ترین مشتریان نیز به درستی رفتار کنید. اگر آن شخص در حال عصبانیت است، به او کمک کنید آرام شود، اما در پاسخ به توهین، فقط تلفن را قطع کنید.
• به سخنرانی خود دقت کنید و کلمات خود را انتخاب کنید، به یاد داشته باشید که اصطلاحات تخصصی در ارتباطات تجاری کاملاً نامناسب است. هرگز نگویید "بله" یا "باشه"، فقط "بله"، "باشه" یا "البته".
• تلفن را در دستان خود بگیرید، نه بین شانه و چانه، واضح و مستقیم در میکروفون صحبت کنید، نه در گذشته. و هرگز با دهان پر صحبت نکنید.
• هنگامی که تماس می گیرید، سلام کنید و فوراً خود و شرکتی را که نمایندگی می کنید معرفی کنید. مؤدب، کوتاه و دقیق باشید.

آداب تجاری در برخورد با بازدیدکنندگان

کارمندان دولت و کارمندان اداراتکارمندان اغلب مشتریان را در دفتر خود می پذیرند. اخلاق خوب در اینجا بسیار مهم است، مردم دوست دارند با کسی برخورد کنند که به آنها احترام می گذارد. قوانین آداب معاشرت و رفتار تجاری باید در همه چیز رعایت شود: هم در ملاقات با بازدیدکننده در درب منزل، هم در کمک به او و هم در منتظر ماندن او. اگر باز هم باید منتظر بمانید، حتما عذرخواهی کنید، حتی اگر تقصیر این تاخیر شما نیست، به او چای یا قهوه بدهید. با لبخند دوستانه به مردم سلام کنید، سعی کنید تماس های غیررسمی برقرار کنید، اما هرگز در مورد چیزی غیبت نکنید. در گفتگو فاصله خود را حفظ کنید، اما درست، مؤدب و صبور باشید. بازدیدکنندگان را طوری تا در دفتر همراهی کنید که گویی مهمان شما هستند.

لحن خوب در نامه های تجاری

قوانین آداب مکاتبات تجاری هم بر ظاهر و هم بر محتوا و محتوای خود نامه تأثیر می گذارد. قبل از نوشتن، باید طرحی را ترسیم کنید که به شما کمک کند به طور خلاصه و واضح ماهیت موضوع را بیان کنید. در عین حال، در نظر گرفتن چندین قانون اجباری برای انجام مکاتبات تجاری مهم است.

1. حرف باید از نظر سبک، املا و نقطه گذاری درست نوشته شود.
2. پیام های رسمی معمولاً چاپ می شوند، این نشانه احترام به مخاطب است.
3. طبق قواعد خوش اخلاقی هیچ یک از نامه ها به استثنای تشکر نباید بی پاسخ بماند.
4. نامه باید قالب بندی شده باشد، مرسوم است که نامه های تجاری را فقط روی کاغذ سفید A-4 بنویسید.
5. همیشه نامه های خود را در پایین سمت چپ تاریخ بگذارید و امضای شخصی، نام خانوادگی وحروف اول.
6. هنگام خطاب، مرسوم است که از کلمه "عزیزان" استفاده می شود و در هنگام استفاده از ضمیر شخصی "شما" آن را با حروف بزرگ بنویسید.

در نتیجه

کمال با تلاش و تکرار به دست می آید. برای برتری در همه چیز تلاش کنید، قوانین آداب تجارت را اعلام کنید - در نحوه نگه داشتن، در نحوه صحبت کردن و حرکت کردن، اما فقط در جلوه بیرونی رفتار خوب متوقف نشوید، کاستی های شخصیت خود را اصلاح کنید، مراقب باشید. به همکاران، استقامت و صبر را بیاموزید، با خود رفتار کنید و با دیگران با احترام برابر رفتار کنید. اگر با پشتکار کار کنید، به زودی متوجه نتایجی خواهید شد که زندگی شما را متحول خواهد کرد.