تشکیل بودجه سازمانی جزء ضروری برنامه ریزی مالی است، به عبارت دیگر، فرآیند تعیین اقدامات مربوط به ایجاد و استفاده از منابع مالی در آینده است. برنامه های مالی قادر به تضمین رابطه هزینه ها و درآمدها بر اساس به هم پیوستگی شاخص هایی است که نشان دهنده توسعه ساختار با منابع مالی آن است.
مفهوم و ماهیت مقوله
برای شروع، توصیه می شود مفهوم و ماهیت بودجه سازمانی را در نظر بگیرید. بودجه باید به عنوان یک برنامه مالی درک شود، سندی که می تواند در واحدهای پولی و طبیعی بیان شود. این یک نوع ابزار برای مدیریت هزینه ها، درآمد و نقدینگی شرکت است.
بودجه یک بنگاه اقتصادی چیزی نیست جز طرحی از نوع کمی از نظر پولی که تهیه و تصویب آن قبل از شروع یک دوره خاص انجام می شود. به عنوان یک قاعده، میزان درآمد را نشان می دهد،برنامه ریزی شده برای دستیابی و هزینه هایی که در طول دوره متحمل می شود. بودجه سازمانی مقوله‌ای است که از جمله شامل سرمایه‌ای است که برای دستیابی به اهداف استراتژیک ساختار باید جمع‌آوری شود.
عملکرد
کارکردهای بودجه سازمانی شامل موارد زیر است:
- برنامه ریزی عملیاتی که دستیابی به اهداف شرکت را تضمین می کند. شایان ذکر است که در فرآیند توسعه آن، تصمیمات کلیدی برنامه ریزی ثابت است.
- هماهنگی انواع فعالیتهای خدماتی و بخشهای ساختار. در فرآیند بودجه ریزی، انواع فعالیت ها به گونه ای هماهنگ می شوند که همه بخش ها و بخش های شرکت به طور هماهنگ در تلاش برای دستیابی به اهداف استراتژیک باشند. باید تاکید کرد که بودجه مصوب شرکت ابزار مهمی برای پیوند محدودیت‌های موجود و اطلاعات کمی است.
- کنترل بر فعالیت های جاری شرکت. یک بودجه با دقت برنامه ریزی شده استاندارد خاصی است که معمولاً نتایج به دست آمده را با آن مقایسه می کنیم.
- تحریک مدیریت مراکز مسئولیت در جهت دستیابی به اهداف. هر مدیری باید بداند که مدیران مافوق از مرکز مسئولیت خود چه انتظاراتی دارند.
اهداف بودجه
بودجه ریزی شرکت بخشی جدایی ناپذیر از یکی از وظایف مدیریت است. این در مورد برنامه ریزی است. به همین دلیل است که بودجه بندی در هر کار موثری وجود داردسیستم مدیریت شرکت برای مشخص کردن اهداف برنامه ریزی ضروری است.
وظایف بودجه بندی یک طرح خصوصی شامل موارد زیر است:
- پشتیبانی اطلاعاتی فرآیندهای تولید و فروش با عناصر لازم.
- جلوگیری از حرکت بدهی ها و دارایی های شرکت فراتر از وظایف و اهداف برنامه ریزی شده، به ویژه انحراف وجوه از گردش بیش از حد معمول.
- پول را هدر ندهید.
- انگیزه دادن به کارکنان.
- هماهنگی و کنترل کارهای مربوط به اجرای طرح ها.
مراحل سازماندهی بودجه بندی
بودجه ریزی شرکت در چند مرحله انجام می شود. در اینجا توصیه می شود به مراحل زیر سازمان بودجه توجه شود:
- طراحی و تایید بعدی ساختار مالی یک شرکت یا شرکت. لازم به ذکر است تشکیل آن برای تفویض اختیار در خصوص تدوین بودجه های مشخص به مدیران مراکز مسئولیت ضروری است.
- ایجاد ساختار بودجه سازمانی. در این صورت، ساختاربندی به منظور تأمین اختیارات و مواد بودجه‌ریزی برای مدیران مسئول مراکز مسئولیت‌پذیری در حال فعالیت اجرا می‌شود. در اینجا، پیوندهایی که بین عناصر بودجه عمومی وجود دارد به تفصیل بررسی می شود. بر اساس نتایج آن، آیین نامه ای در مورد ساختار بودجه و همچنین مقررات مربوط به بودجه های خصوصی صادر شده است.
- تصویب سیاست بودجه ای شرکت (ما این دسته را با جزئیات بیشتر درفصل بعدی).
- ایجاد مقررات بودجه. لازم به ذکر است که مقررات رویه ای شامل تعیین دوره زمانی (که در غیر این صورت افق نامیده می شود) بودجه ریزی می باشد. رویه های مربوط به برنامه ریزی و تشکیل درآمد و هزینه های بودجه شرکت. قالب های بودجه، برنامه اکشن.
سیاست مالی
شایان ذکر است که سیاست بودجه شرکت، با قضاوت در فرم، مشابه حسابداری است. این نشان دهنده نکات زیر است:
- روش های برآورد، و همچنین اصولی برای ایجاد هزینه برنامه ریزی شده یک محصول یا خدمات.
- روشهای ارزیابی و بازتاب بعدی اموال.
- روش نمایش حساب های پرداختنی و دریافتنی؛
- اصول مربوط به برنامه ریزی درآمد محصول.
سیستم بودجه و ساختار آن. بودجه عملیاتی
بنابراین، بر اساس فرآیندهای تجاری فوق شرکت، به اصطلاح سیستم بودجه های عملکردی ساخته می شود. در مجموع، این بودجه شرکت است که به آن بودجه عمومی می گویند. از دو نوع بودجه تشکیل شده است: مالی و عملیاتی.
دومی فرض می کند که فعالیت اقتصادی شرکت در درجه اول از طریق سیستمی از شاخص های فنی و اقتصادی ویژه بودجه شرکت منعکس می شود که جنبه ها و مراحل خاصی از تولید و کار اقتصادی را مشخص می کند.
لازم به ذکر است که هدف نهایی چنین بودجه ای تشکیل یک طرح جامع است.که هم سود و هم زیان شرکت را در نظر می گیرد. این با استفاده از تولید، فروش، خرید، تولید عمومی، نیروی کار، فروش و بودجه های اداری توسعه یافته است.
برنامه ریزی مالی
مهمترین جزء بودجه عمومی شرکت، بودجه مالی است. در نسخه کلی، توصیه می شود آن را به عنوان تراز هزینه و درآمد سازمان در نظر بگیرید. در این حالت، برآوردهای کمی از هزینه ها و درآمدهای بودجه شرکت، نمایش داده شده در بودجه عملیاتی، در هر صورت به پولی تبدیل می شود. هدف اصلی آن انعکاس مفروض منابع دریافت وجوه و همچنین جهت استفاده از آنها در نظر گرفته می شود.
بنابراین، با استفاده از این نوع بودجه سازمانی، می توان اطلاعات زیر را به دست آورد: هزینه فروش، سود کل و حجم فروش، درصد هزینه ها و درآمد، دوره بازگشت سرمایه ها، کل سرمایه گذاری و همچنین استفاده از وجوه قرض گرفته شده و خود. بودجه مالی طرحی است که در آن می توانید با منابع پیشنهادی بودجه و جهت استفاده از آنها آشنا شوید.
شامل بودجه مخارج سرمایه ای، صورت درآمد پیش فرم، بودجه نقدی شرکت و صورت وضعیت مالی و ترازنامه است.
هدف اصلی برنامه ریزی مالی تأمین کامل فرآیند بازتولید با منابع مالی است که هر دو از نظرحجم و همچنین ساختار در فرآیند دستیابی به آن، وظایف کلیدی برنامه ریزی مالی زیر برجسته می شود:
- تشکیل نظام برنامه های مالی با تخصیص اجباری برنامه های راهبردی، عملیاتی و اداری از میان آنها.
- شناسایی محدوده برنامه ریزی.
- محاسبه منابع مالی لازم.
- پیش‌بینی درآمد و هزینه‌های بودجه شرکت.
- محاسبه حجم ها و همچنین ساختار تامین مالی خارجی و داخلی، تعیین ذخایر و شناسایی حجم های تامین مالی اضافی.
نمونه بودجه های سازمانی
فرآیند کامپایل BDDS و BDR ممکن است مانند شکل زیر باشد. توصیه می شود بودجه بندی در یک شرکت یا یک شرکت با استفاده از نمونه ساختار تولید ایجاد شود. ابتدا، بودجه جریان نقدی را در نظر بگیرید:
بودجه هزینه ها و درآمدها به شرح زیر است:
شایان ذکر است که مثال ارائه شده را تا حد امکان ساده کرده ایم. با این حال، حتی از آن نیز مشخص است که بودجه بندی از طریق جداول یک فرآیند نسبتاً پر زحمت است، زیرا لازم است تمام بودجه های عملکردی را در یک کل جمع آوری کرد و ماکروها، فرمول ها را برای نمایش صحیح نتایج نهایی نوشت. اگر یک شرکت واقعی یا ساختار هلدینگ را انتخاب کنید، به سختی می توانید تصور کنید که فرآیند بودجه بندی در اکسل چقدر پیچیده تر است.
باید اضافه کرد که مثال پیاده سازی فناوری در نظر گرفته شده بر اساس اکسل دارای معایب زیادی است:حالت تک کاربره، عدم دسترسی به داده ها و همچنین امکان هماهنگی بودجه از نوع عملکردی، پیچیدگی یکپارچه سازی و غیره. بنابراین، بودجه بندی به روش ارائه شده بهینه ترین انتخاب برای شرکت در نظر گرفته نمی شود.
بودجه‌گیری در پلتفرم 1С
محبوب ترین تکنیک امروزه تشکیل بودجه سازمان با استفاده از 1C است. اتوماسیون حسابداری مدیریت و بودجه بندی بر اساس 1C - به عنوان مثال، در سیستم "WA: Financier" - فرآیند بودجه ریزی را کارآمدتر از بودجه بندی در اکسل می کند. شایان ذکر است که زیرسیستم بودجه ریزی مشخص شده شامل امکان تشکیل و کنترل بعدی بودجه های عملیاتی و مالی می باشد.
مزایای راه حل
در راه حل ارائه شده، مکانیسم های خاصی پیاده سازی شده است که از طریق آن کاربران این فرصت را دارند که ساختار بودجه ها، روابط موجود بین آنها، راه های بدست آوردن اطلاعات واقعی و داده ها را برای محاسبات پیکربندی کنند. شایان ذکر است که مکانیسم فعال شده تعامل با سیستم های حسابداری از نوع خارجی شامل استفاده از داده های خارجی هم برای محاسبه شاخص های برنامه ریزی شده یا ایجاد گزارش ها و هم برای انعکاس اطلاعات واقعی در ثبت بودجه است.
این سیستم به شما اجازه می دهد تا به طور مؤثر فرآیندهای تجاری مرتبط با بودجه بندی را در تمام مراحل آن ایجاد کنید:
- تشکیل مدل بودجه؛
- هماهنگی بیشتر بودجه ها و همچنین اصلاحات جاری؛
- انعکاس اطلاعات واقعی مطابق با موارد بودجه ریزی؛
- کنترل دقیق بر اجرای بودجه (اعم از عملیاتی و مالی)؛
- تحلیل طرح-واقعیت شاخص‌ها از طریق ابزارهای گزارش‌دهی پیشرفته؛
- توسعه راه حل های مرتبط با مدیریت کسب و کار.
طبقه بندی طرح ها
به عنوان یک قاعده، شرکت ها برنامه های جاری، عملیاتی و استراتژیک را تشکیل می دهند. دومی باید به عنوان برنامه هایی برای توسعه تجارت به طور کلی و همچنین گسترش ساختار بلندمدت شرکت درک شود. از دیدگاه مالی، برنامه‌های استراتژیک نسبت‌های مهمی از بازتولید و شاخص‌های مالی را تشکیل می‌دهند و همچنین استراتژی‌های مربوط به سرمایه‌گذاری‌ها و فرصت‌های انباشت، سرمایه‌گذاری مجدد را مشخص می‌کنند. چنین برنامه‌هایی حجم و ساختار منابع مالی لازم برای حفظ ساختار به عنوان یک واحد تجاری را تعیین می‌کنند.
توسعه برنامه‌های فعلی با روش استراتژیک تفصیل آنها انجام می‌شود، به عبارت دیگر، اگر برنامه‌های نوع اول فهرست تقریبی منابع مالی، جهت استفاده و حجم آنها را ارائه دهند، در چارچوب از نوع فعلی برنامه ریزی، هر نوع سرمایه گذاری به طور متقابل با منابع مالی مرتبط است.
بنابراین، برنامه‌های استراتژیک یک «ساختار کلان» از منابع مالی (حوزه‌های سرمایه‌گذاری اولویت‌دار، روشهای استقراض پول، چشم‌انداز تغییرات در ساختار سرمایه) هستند و برنامه‌های جاری اثربخشی این منابع را توصیف می‌کنند.بودجه ای که مستثنی نیست. آنها شامل محاسبه هزینه سرمایه و اجزای آن (وام ها، اعتبارات، حقوق صاحبان سهام و غیره) و همچنین ارزیابی فعالیت های کلیدی ساختار و راه های ایجاد درآمد از نقطه نظر مالی هستند.
در برنامه های عملیاتی باید برنامه های تاکتیکی کوتاه مدتی در نظر گرفته شود که مستقیماً با دستیابی به اهداف شرکت مرتبط است، به عنوان مثال، برنامه تولید، برنامه تدارکات مواد و غیره. برنامه های عملیاتی بخشی جدایی ناپذیر از بودجه کلی سالانه یا فصلی شرکت هستند.
بخش پایانی
بنابراین، ما مفهوم، انواع، عملکرد و ساختار بودجه سازمانی را در نظر گرفتیم. علاوه بر این، آنها نمونه ای از شکل گیری آن را از طریق دو ابزاری که امروزه استفاده می شود، ارائه کردند.
در پایان باید به این نکته اشاره کرد که فرآیند بودجه ریزی در یک شرکت ترکیبی از فعالیت های تشکیل بودجه مالی، عملیاتی و عمومی و همچنین مدیریت و نظارت بر اجرای شاخص های بودجه است. بودجه چیزی نیست جز تجسم کمی از یک برنامه خاص که مشخص کننده هزینه ها و درآمدهای یک دوره خاص و همچنین سرمایه ای است که باید برای دستیابی به اهداف تعیین شده توسط برنامه جذب شود. داده های بودجه است که تراکنش های مالی را در دوره های آتی برنامه ریزی می کند، به عبارت دیگر، بودجه قبل از اجرای اقدامات پیشنهادی تشکیل می شود. این امر نقش آن را به عنوان مبنایی برای ارزیابی و نظارت بر اثربخشی شرکت دیکته می کند.
الزامات اصلی برای اطلاعات موجود در بودجه عبارتند ازنکات زیر: کفایت، وضوح، عدم افزونگی و دسترسی. شایان ذکر است که هر شرکت به طور مستقل اشکال خاصی از بودجه بندی را انتخاب می کند.
