ماتریس ریسک یک سیستم ویژه است که به شما امکان می دهد با درجه نسبتاً بالایی از صحت احتمال خطرات در یک شرکت در یک حوزه خاص از فعالیت آن را تعیین کنید. در برنامه ریزی، بررسی پروژه های بالقوه سودآور و عناصر مشابه کار هر سازمان بسیار مفید است. برای درک هرچه دقیق‌تر تمام ویژگی‌های این ابزار، لازم است که کل سیستم برنامه‌ریزی، نحوه انجام آن، چرایی نیاز به آن، تمرکز بر روی آن و نحوه عملکرد آن در شرایط خاص را درک کنید. درک تنها یکی از این عناصر نمی تواند تصویر کاملی ارائه دهد، زیرا در این مورد است که جمع آوری تمام اطلاعات و تعمیم آن به یک فرم واحد مهم است. فقط اوست که می‌تواند موقعیت را در چارچوب برخی رویدادها، موقعیت‌ها، حوادث و مواردی از این دست به واقع بینانه‌ترین حالت نشان دهد.
ریسک پروژه چیست
ریسک پروژه رویدادی است که از نظر تئوری می تواند رخ دهد. در اکثریت قریب به اتفاق موارد منجر به مشکلات خاصی در کار خواهد شد.شرکت ها به عنوان مثال، ممکن است شرایط تحویل کالا رعایت نشود، هزینه آن افزایش یابد، دسته ناپدید شود، پول پرداخت شده مستهلک شود و غیره. مشخصات ریسک شامل فهرست مشخصی از عناصری است که برای تحلیل بیشتر مهم هستند. هر کدام از آنها منبع یا علت روشنی دارند. علاوه بر این، آنها همچنین دارای عواقب خاصی هستند، در برخی موارد به ویژه بحرانی، در شرایط دیگر نه چندان قابل توجه. به عنوان یک قاعده، تمام چنین موقعیت هایی به طور مکرر در طول اجرای یک پروژه در نظر گرفته می شوند. باید در نظر داشت که این احتمال وجود دارد که وقوع خطرات کاملاً غیرممکن باشد. ساده ترین نمونه آن را می توان شروع ناگهانی خصومت ها، حملات تروریستی و… دانست. به طور طبیعی، پیش بینی آنها غیرممکن است، بنابراین، اگر حتی کوچکترین احتمالی برای این امر وجود داشته باشد، بسیاری از شرکت ها به طور خودکار مقدار مشخصی را در ذخایر قرار می دهند. این کمک می کند تا پاسخ مناسب تر و با کمترین ضرر به شرایط غیراستاندارد داشته باشیم که در نهایت به نفع هر دو طرف قراردادها و طرف دیگر خواهد بود.
ماتریس ریسک چیست
به آن نقشه ریسک نیز می گویند، زیرا به نظر می رسد شبکه ای است که در آن اطلاعات خاصی در مورد همه مشکلات احتمالی وجود دارد. آنها می توانند در زمان تدوین وجود داشته باشند یا قابل پیش بینی باشند. ماتریس ریسک به سه دسته اصلی تقسیم می شود: سطوح، احتمال و پیامدها. در ادامه هر یک از این نکات با جزئیات بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت. این ابزارارزیابی مشکلات احتمالی در بسیاری از شرکت ها منبع اصلی اطلاعاتی است که هنگام بررسی امکان اجرای یک پروژه خاص مورد توجه قرار می گیرد. به عنوان یک قاعده، بر اساس همه چیزهایی که در نقشه ماتریس نشان داده شده است، مدیریت می تواند مؤثرترین و معقول ترین راه حل را که می تواند برای هر دو طرف قرارداد مناسب باشد، صادر کند. یعنی کارمندان شرکتی که مسئول این ابزار هستند باید با کار خود تا حد امکان مسئولانه رفتار کنند، زیرا داده های آنها بر کل توسعه شرکت، دریافت درآمد آن و غیره تأثیر می گذارد. در عین حال، اگر هر یک از شاخص ها عمدا دست کم گرفته شود و یک رویداد نامطلوب منجر به زیان های قابل توجهی شود، آنها نیز مسئول خواهند بود، مشروط بر اینکه همه اینها واقعاً قابل پیش بینی باشد.
تفکیک خطرات بر اساس سطوح
همه مشکلات سطحی از خطر را دارند. بنابراین، 4 نوع اصلی وجود دارد: کم، متوسط، زیاد و شدید. اولین نوع دلالت بر عدم عمل تقریباً کامل دارد، به خصوص اگر تمام دستورالعمل های لازم از قبل داده شده باشد. به عنوان یک قاعده، کافی است یک بررسی معمولی کنترل کنید تا مطمئن شوید که کارکنان واقعاً موقعیت را درک می کنند و می دانند چگونه به آن واکنش نشان دهند. سطح دوم، متوسط در حال حاضر دشوارتر است. معمولاً برای کنار آمدن با آن، دانش رئیس یک اداره خاص کافی است. باید مطمئن شوید که او اصل مشکل را درک کرده و آماده است تا در صورت شکست مسئولیت پذیرفت.این برای اطمینان از اینکه وضعیت به بهترین شکل بدون تلاش زیاد حل می شود کافی است. ظهور خطرات سطح بالا در واقع از قبل بسیار مهم است و لازم است بلافاصله توجه مدیریت ارشد به مشکلی که به وجود آمده جلب شود. روسای بین خود قادر خواهند بود به سرعت به توافق برسند و تصمیم درستی بگیرند که می تواند منجر به به حداقل رساندن ضرر شود. آخرین سطح افراطی نشان می‌دهد که شما باید همین الان و بدون هیچ جلسه، مذاکره و مواردی از این دست اقدام کنید.
تفکیک خطرات بر اساس احتمالات
تعریف ریسک نیز با توجه به نوع احتمال وقوع آن انجام می شود. پنج نوع وجود دارد: A، B، C، D و E. دسته E نوعی خطر است که به ندرت رخ می دهد. برای این امر باید شرایط خاصی رعایت شود و شانس این امر به عنوان کمترین احتمال در نظر گرفته می شود. گروه D به آن دسته از موقعیت هایی اشاره دارد که احتمال وقوع آنها کم است. یعنی هر چیزی که در تئوری ممکن است، اما در عمل بسیار نادر است، در اینجا گنجانده شده است. دسته بعدی C است. اینها در حال حاضر خطراتی هستند که احتمالاً به وجود می آیند، زیرا این امر با نظمی که می تواند تقریبی باشد اتفاق می افتد. گروه B به عنوان گروه ماقبل آخر در نظر گرفته می شود که شامل موقعیت هایی می شود که بیشتر اتفاق می افتد. محاسبه ریسک های دسته A بسیار ساده است. شما می توانید تقریباً 100٪ احتمال ایجاد مشکل را بدهید. با توجه به تکرار معینی از وقوع، شرکت قادر خواهد بود به روشی صحیح پاسخ دهد و فعالانه احتمالی را حذف کند.مشکلات یا در صورت عدم امکان، پیشاپیش عواقب وقوع آنها را در نظر بگیرید.
تفکیک خطرات بر اساس عواقب
ریسک و عدم قطعیت رویدادهای احتمالی را نیز باید از نظر اینکه چقدر برای شرکت حیاتی هستند در نظر گرفت. چندین دسته اساسی از پیامدها وجود دارد که به نوبه خود به سه گروه تقسیم می شوند: آسیب به سلامتی، هزینه و تلاش مورد نیاز.
جدول پیامد:
| پیامدها | آسیب به سلامت | هزینه | تلاش |
| فاجعه | مردگان | انتقادی. نمی توانم به کار ادامه دهم | کمک مهم خارجی |
| ضروری | تلفات زیاد | جدی | کمک جدی خارجی |
| میانگین | کمک پزشکی جدی | بالا | با کمک |
| کوچک | کمک های اولیه | میانگین | به تنهایی |
| مینور | نه | کم | به تنهایی |
توضیح مفصل در اینجا غیر ضروری است، زیرا همه چیز از جدول مشخص است. ما فقط می توانیم چند مثال بزنیم. کوچکترین مشکلاترا می توان خرابی تصادفی تجهیزاتی دانست که خیلی ضروری نیستند که می توان به سرعت و با کمترین زمان و هزینه با تجهیزات دیگری جایگزین کرد. در اینجا هیچ تلفاتی وجود ندارد، هزینه کار کم است و کارکنان می توانند هر کاری را که نیاز است با دست خود انجام دهند. اما جدی‌ترین مثال، که در آن این ویژگی خطر به شاخص "فاجعه‌آمیز" می‌رسد، در حال حاضر یک حادثه انسانی جهانی است که در آن بسیاری از کارمندان و افراد دیگری که هیچ ارتباطی با شرکت ندارند جان خود را از دست دادند. طبیعتاً هزینه‌ها در چنین شرایطی آنقدر باورنکردنی خواهد بود که به احتمال زیاد به سادگی بسته می‌شود.
ویژگی های اصلی
ماتریس ریسک مستلزم اجرای اولیه و متوالی تعدادی از اقدامات خاص است. اولین کاری که باید انجام داد شناسایی است. یعنی تمام خطرات احتمالی باید فهرست شده و شناسایی شوند. مرحله بعدی ارزیابی خطر است. در این بند، مشکلات احتمالی انتخاب شده قبلی بر اساس درجه تهدید آنها برای پروژه، زندگی، سلامت و امور مالی شرکت تجزیه می شود. پس از آن، باید به وضوح اقدامات احتمالی را که می تواند با هدف به حداقل رساندن آسیب انجام شود، در نظر بگیرید. یعنی در صورت امکان مطمئن شوید که اصولاً مشکل پیش نیامده است. به‌عنوان یک گزینه، طرحی از واکنش‌ها را در نظر بگیرید که در صورت بروز شرایط باید اجرا شوند. آخرین و طولانی ترین مرحله، کنترل اجراست. اگر اقداماتی وجود دارد که خطر و عدم اطمینان را به صفر یا حداقل کاهش می دهد، باید بررسی شوند. اگر این امکان پذیر نباشد، لازم است که به طور مداوم یاانجام بررسی های اضافی در مراحل کلیدی اجرای پروژه. آنها قادر خواهند بود مشکلات در حال ظهور را به موقع شناسایی کنند.
برنامه ریزی
این فرآیند اصلی است. این به شما امکان می دهد از قبل در مورد همه گزینه ها و احتمالات فکر کنید. هیچ معیار مشخص و مشخصی برای چگونگی ترسیم طرح وجود ندارد. هر کارمند بهترین نوع را برای خود انتخاب می کند و با توجه به دیدگاه خود از مشکل کار می کند، مشروط بر اینکه نیازی به مرتبط کردن مجوزهای کاری دریافت شده با افراد دیگر نباشد. تقریباً همین را می توان در مورد ابزاری مانند ماتریس ریسک گفت. نمونه ای از چنین طرحی باید شامل عناصری مانند اطلاعات کلی، داده های شرکت، ویژگی ها و شرح پروژه مورد نظر و همچنین اهداف تعیین شده باشد. سپس بخش های مختلفی وجود دارد که نقشه و ویژگی های آن را با دقت بیشتری مشخص می کند. این شامل روش‌شناسی، سازمان، بودجه، مقررات، گزارش‌دهی، نظارت و غیره است.
انواع خطرات
همه مشکلات احتمالی چندین نوع کنترل بالقوه دارند. این برای موفقیت ماتریس ریسک نیز مهم است. فرمول محاسبه کنترل بسیار ساده است، از یک سو، و از سوی دیگر، دانش گسترده مورد نیاز است، اغلب فراتر از اطلاعات در دسترس برای کارکنان عادی. بنابراین، خطرات به آنهایی تقسیم می شوند که قابل کنترل نیستند، می توان آن را به طور جزئی انجام داد یا کنترل کامل در دسترس است. دسته اول شامل مشکلاتی است که به هیچ وجه به شرکت مربوط نمی شود. گروه دوم شامل همه چیز استهمچنین برای شرکت و همچنین برخی از عناصر مرتبط با آن اعمال نمی شود. دسته آخر شامل مسائل فنی، حقوقی و موارد مشابه است که مستقیماً با شرکت مرتبط است.
عوامل
در میان چیزهای دیگر، همه موقعیت‌های غیر استاندارد دارای عوامل خاصی هستند که شناسایی ریسک را آسان‌تر و قابل درک‌تر می‌کنند. به لطف این عناصر در کنار سایر ویژگی ها و عوامل است که برنامه ریزی برای موفقیت پروژه تا حد امکان آسان خواهد شد.
جدول فاکتور:
| عوامل | شرح |
| اقتصاد کلان | اقتصاد ناپایدار |
| مقررات در سطح ایالت | |
| قانون | بخش محصول |
| تغییر قوانین | |
| تغییر مالیات | |
| اکولوژی | فاجعه فناوری |
| فاجعه طبیعی | |
| جامعه | اقدام تروریستی |
| اعتصاب | |
| کشور | بی ثباتی سیاسی |
| ویژگی های فرهنگ یا مذهب | |
| اعضا | مشکلات تیم |
| مشکلات بنیانگذاران | |
| تکنیک | خطاهای پیش‌بینی |
| تصادف | |
| مالی | بازار ارز ناپایدار |
| بودجه ناکافی |
در اینجا فقط عناصر اصلی ذکر شده است که می توان آنها را تکمیل یا تغییر داد، اما ماهیت کلی آنها ثابت می ماند. به عنوان یک قاعده، این برای یک ایده کم و بیش دقیق از حداقل لیست کوتاهی از خطرات احتمالی کافی است. با این عوامل، می توانید شروع به کار کنید.
تجزیه و تحلیل و ارزیابی ریسک
اگر وارد جزئیات نشوید، اما وضعیت را به طور کلی در نظر بگیرید، متوجه خواهید شد که هیچ چیز در سطح جهانی در ارزیابی و تجزیه و تحلیل ریسک پیچیده نیست. کافی است تعدادی سوال اساسی در مورد یک مشکل خاص مطرح کنید و بلافاصله می توان نتیجه گیری مناسب را انجام داد. بنابراین، تجزیه و تحلیل و محاسبه ریسک ها باید با این موضوع آغاز شود که آیا امکان مدیریت یک مشکل واحد وجود دارد یا خیر. اگر بله، پس باید برنامه ای برای به حداقل رساندن ضرر ایجاد کنید. اگر نه، پس باید درک کنید که خطر چقدر حیاتی است. اگر بیش از حد باشد، باید فوراً پاسخ داده شود و اجرای پروژه متوقف شود. اگر نه، پس فقط باید به مدیریت اطلاع دهید.
پاسخگویی
قبلاً در بالا گفته شد که چگونه به طور تقریبی مشکلات را ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنیم. البته اطلاعات بیشتر جنبه عمومی دارند، اما تنها با گره خوردن به یک موقعیت و شرکت خاص، می توان چیزی را با جزئیات بیشتری در نظر گرفت. وقتی مشکل مشخص شد، نیاز استواکنش‌ها، زیرا تعریف ریسک تنها مرحله اولیه است. بنابراین، پس از درک موقعیت، باید دریابید که چه چیزی باعث بروز آن شده است. بر این اساس، باید یک مدل تقریبی از وابستگی و تأثیر عوامل خاص بر مشکل ترسیم شود. در چارچوب آن، درک درستی از اینکه دقیقاً چه لحظه ای بر نتیجه نهایی تأثیر می گذارد شکل می گیرد. خوب، این قبلاً این امکان را فراهم می کند که به طور تقریبی تخمین بزنیم که چه اقداماتی برای تغییر شاخص های اولیه لازم است تا احتمال خطر یا پیامدهای آن حداقل باشد.
نتایج
همه اطلاعات فوق به شما امکان می دهد یک برنامه اساسی تشکیل دهید که محتمل ترین مشکلات را پوشش دهد. این به شما امکان می دهد ماهیت، اصول، مراحل وقوع، روش های حل و غیره را با دقت بیشتری تعیین کنید. با به دست آوردن تجربه، کارمند قادر خواهد بود این سیستم برنامه ریزی را توسعه دهد و آن را بیش از پیش کاملتر کند. در نتیجه، حتی غیر محتمل ترین مشکلات نیز در نظر گرفته می شود، که به شرکت اجازه می دهد تا به وضوح تمام خطرات مرتبط با یک پروژه خاص را درک کند.
